För elever och vårdnadshavare i grundskolan
Anta och skriva in elever i skolan
När en elev får en plats i vår skola genomförs flera behandlingar av personuppgifter. Eleven och vårdnadshavare skrivs in i vårt källsystem Schoolsoft. Där lägger vi in uppgifter om dig som vårdnadshavare och elev som behövs för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, t ex erbjuda modersmålsundervisning eller särskilt stöd. Informationen kommer från elevens föräldrar, från Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas också ibland av de som jobbar på skolan som eleven går på.
I samband med det som beskrivits ovan behandlas följande personuppgifter:
- Namn och personnummer på barn
- Namn och personnummer vårdnadshavare
- Folkbokföringsadress
- Telefon
- Epost
- kommentar (fritextfält)
- Syskon
- Om aktuellt, anledning till särskild förtur
- Vistelsetid
- Modersmål
- Simkunnighet
- Uppgift om hälsa som sjukdom, diagnos eller liknande som skolan behöver veta för att kunna tillhandahålla särskilt stöd eller arbeta med elevhälsa. Mer information om behandlingar relaterat till det finns nedan. Uppgifter om hälsa kan även förekomma om eleven är inskriven i anpassad grundskola.
Mottagare av personuppgifter: Intendent eller annan administrativ personal på kolan, personal på skolan som lärare, leverantör av system som Schoolsoft och Google. När vi arbetar i Google överförs uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut enligt art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework. För mer information om dessa kontakta skolan.
Rättslig grund: Allmänt intresse, bedriva skola och uppfylla krav på särskilt stöd och arbete med modersmål samt bedriva anpassad grundskola. Modersmål behandlas med stöd av art 9. g) GDPR allmänt intresse arbeta med modersmål i enlighet med lagkrav i skollagen.
Bevarande tid: Antagningsbeslut och uppsägning av köplats gallras vid läsårsslut enligt arkivplan. Övriga personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskriven i skolan och ska därefter gallras.
Kommunicera med elev och vårdnadshavare
När eleven börjar i grundskolan kommunicerar vi främst med hens vårdnadshavare, desto äldre eleven blir desto mer kommunicerar vi direkt med eleven via Schoolsoft eller Google Classrooms. I dessa digitala plattformar hittar ni också viktig information från skolans rektor eller lärare om läxor, kommande prov eller studiedagar. Elevens vårdnadshavare får också tillgång till samma information som eleven fram tills hen fyller 18.
Skolan kan behöva kontakta eleven eller hens vårdnadshavare vid akuta situationer eller sjukdom som uppstår på skolan. Det är också möjligt för eleven eller elevens vårdnadshavare att kontakta skolans ledning eller huvudman och den kontakten sker främst via e post eller telefonsamtal.
För att kunna göra detta behöver vi behandla följande kategorier av personuppgifter om er:
- Namn och personnummer
- Kontaktuppgifter som epost och telefonnummer
- Kommunikation i form av epost och sms
- Grupp/klass
- Ljud- och bildmaterial
- Beskrivningar av lärande och förslag på utveckling framåt.
Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen, t ex om en vårdnadshavare skickar ett mejl till en lärare samt med leverantörerna av lärplattformarna, Schoolsoft och Google som är våra biträden. När vi arbetar i Google överförs information till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.
Rättslig grund: Allmänt intresse när det gäller att genomföra utbildning enligt läroplanen lgr22, alternativt rättslig förpliktelse enligt 3 kap. 3 § Skollagen (2010:800) när det gäller information till vårdnadshavare eller hantering av klagomål 4 kap. 8 § Skollagen (2010:800)
Bevarande tid: Kommunikation så som e-post gallras när syfte med kommunikation är uppnådd. Dock kan vissa personuppgifter och kommunikation bevaras längre om det är en del av en annan behandling t.ex. klagomål mot utbildningen eller som en del av det systematiska kvalitetsarbetet.
Hantera IT-konton
Eleven kommer efter en viss ålder att få ett IT-konto så att hen kan logga in på skolans datorer. Information om eleven hanteras då för att hens konto ska vara säkert; så kallad datasäkerhet. I samband med att eleven börjar skolan får även du som vårdnadshavare ett konto hos oss för att kunna ta del av information genom Schoolsoft. Informationen för att skapa kontot kommer från dig själv, hemkommunen och SPAR (Statens personadressregister). Har du frågor om ditt konto eller elevkonton, kontakta i första hand skolan.
- Elevens användarnamn
- Elevens lösenord
- Vårdnadshavares namn och personnummer
- Vårdnadshavares epost och telefonnummer
- IP-adress (som är ett nummer som identifierar den dator eleven använder på ett nätverk)
- Om eleven använder vissa typer av program på datorn, t.ex kan även händelser som har med säkerhet på elevens konto att göra loggas.
- Informationen kommer från skolans IT-stöd eller av programmen eleven använder på datorn.
Mottagare av personuppgifter: Informationen hanteras av skolans IT-stöd och skoladministration, Academedia Support AB samt leverantör av tjänsten. För AD-konton är det Azure genom Microsoft. Uppgifterna ska endast behandlas inom EU/EES.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, behörighetshantering, åtkomsthantering och uppgiftsminimering
Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden eleven är inskriven hos skolan.
Hantera närvaro och frånvaro
Om eleven går på en grundskola omfattas hen av skolplikten och skolan är skyldig att informera elevens vårdnadshavare om eleven är i skolan eller inte. Vi tar närvaro varje morgon och under varje lektion samt följer upp om eleven varit frånvarande från skolan under en längre period.
När skolan är personuppgiftsansvarig
Utöver närvaro och frånvaro i skolverksamheter behandlas också personuppgifter om eleven går på fritids då hens vårdnadshavare även behöver lämna information om vilka dagar eller tider eleven ska vara där. När lärare på skolan tar närvaro registreras den i Schoolsoft. Skolan behöver aktuella närvarolistor i fall att något akut skulle hända på skolan.
Kategorier av personuppgifter:
- För eleven så som namn, efternamn, personnummer (F)
- För dig som vårdnadshavare så som namn, efternamn, personnummer (F)*
- Kontaktuppgifter som epost och telefon
- Kommunikation *
- Planerade närvarotider*
- Faktiska närvarotider (F)
- Frånvaro (F)
- Grupp/klass
Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen, t ex om en vårdnadshavare skickar ett sms till skolans telefon samt med leverantörerna av Tyra, Bayou AB och Schoolsoft som är våra biträden. Uppgifterna behandlas endast inom EU/EES.
Personuppgifter markerad med (F) kan komma att delas med Försäkringskassan vid eventuella förfrågning om närvaro/frånvaro från myndigheten. Enheten har en rättslig skyldighet att dela uppgifter med myndigheten fram tills eleven fyller 12 år
Personuppgifter markerad med * gäller endast för elever på fritids eller tills 12 års ålder
Rättslig grund: Rättslig skyldighet när det gäller närvaro i grundskolan enligt 7 kap. 17 § Skollagen (2010:800), 110 kap. 13, 14 §§ Socialförsäkringsbalken (2010:110) samt Försäkringskassans riktlinjer för rapportering till myndigheten.
Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven på skolan.
Genomföra undervisning
Skolan har information om sina elever för elevens utbildning och för att lära eleven om ämnen hen har i skolan. Elever ska ges den ledning och stimulans som alla elever har rätt till i den ordinarie undervisningen. Som en del av ordinarie undervisning använder vi oss därför av olika läromedel, analoga och digitala, t ex används verktyg för digitala prov eller verktyg för att schemalägga undervisningen och säkerställa att eleverna får tillräckligt med undervisningstid. I undervisningen har vi även digitala prov.
Informationen som behandlas kommer från elevens föräldrar, från Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas ofta av de som jobbar på skolan som eleven går på. Även information i tjänsterna som skapas vid användning behandlas.
Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Känsliga personuppgifter (kön, och modersmål)
- Grupp/klass
- Feedback pedagogisk progress
- Inlämnade uppgifter och provsvar
- ljud- och videoinspelningar
- Närvaro
- Resultat på nationella prov
- Resultat på prov
- Utvecklingsplan
- Utvärderingar
- IP-adress
- Bild på elev
Mottagare av personuppgifter: Skolan är ansvarig för hur informationen om eleven hanteras och det är skolledningen, undervisande personal, skolpersonalen inom elevhälsan och elevresurser som använder informationen. Vissa typer av dokument som betyg förvaras i arkivskåp på skolan med begränsad behörighet.
I samband med att dessa behandlingar sker kan även andra leverantörer av tjänster för undervisning, biträden till oss, hantera en del av elevernas personuppgifter. T ex används Google Classroom. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework. För schemaläggning används Schoolsoft, Skola24 och Plan digital.
Vid digitala prov delas uppgifterna med leverantören Inspera. Personuppgifterna som förekommer kopplat till digitala nationella prov delas med Skolverket. Mer information om digitala nationella prov finns här Digitala nationella prov – Skolverket
Personuppgifterna kan även delas med så kallade tredjepartsappar som vi använder i undervisningen. För att trygga barnens personuppgifter vid användning av tredjepartsappar ska granskning ske av Privacy Office innan en ny tjänst börjar användas. Vilka digitala läromedel och lärtjänster som finns på skolan kan eleven fråga sin rektor om så kan eleven få detaljerad information om hur hens personuppgifter hanteras i de olika systemen.
Rättslig grund: Allmänt intresse, genomföra utbildning enligt läroplanen
Bevarande tid: Informationen tas bort vid olika tillfällen så att skolan inte har kvar den längre än nödvändigt, generellt bevaras uppgifter om eleven tills du lämnar skolan. Beslut om anpassad studiegång, beslut om enskild undervisning, beslut om placering i annan undervisningsgrupp, och beslut om åtgärdsprogram tas bort efter avslutad utbildning. Betyg sparas och tas inte bort.
Betygsättning och omdömen
Betygsättning och omdömen regleras i skollagen och läroplanen som vi följer. Vi lämnar även över betyg till hemkommunen. Betyg kan förvaras i arkivskåp på skolan med begränsad behörighet. I samband med det behandlas följande personuppgifter:
- Resultat på underlag till betyg och omdömen
- Namn
- Personnummer
- Klass
- Årskurs
- Betyg
Mottagare av personuppgifter: Medarbetare som arbetar med betygsättning och administration av det, elev, vårdnadshavare, hemkommun.
Rättslig grund: Myndighetsutövning (betygssättning regleras i 3 kap. 13 § skollagen), omdöme följer allmänt intresse och sparas enligt 10 kap 22 § Skollagen. Allmänt intresse modersmåls undervisning 10 kap. 7 § Skollagen (2010:800) modersmål. Rättslig förpliktelse, 29 kap. 18 § Skollagen (2010:800), s.606 Prop. 2009/10:165. Modersmål behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR allmänt intresse arbeta med modersmål i enlighet med lagkrav.
Bevarande tid: Skriftligt omdöme för elev i åk 9 bevaras. Terminsbetyg gallras efter två år efter avslutad utbildning. Slutbetyg bevaras. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun för arkivering och sparas även på skolan. Signerade betygskataloger ska sparas på skolan. Slutbetyg, studieintyg och examensbevis bevaras.
Genomföra utvecklingssamtal och uppsätta utvecklingsplan
Det finns i skollagen krav på att vi ska genomföra utvecklingssamtal och upprätta utvecklingsplaner. I samband med att detta sker behandlas följande personuppgifter:
- Förnamn
- Efternamn
- Klass
- Närvaro/frånvaro
- Innehåll i utvecklingsplan
- Uppgifter om elevs skolgång och resultat
- Uppgifter om hälsa i form av diagnos kan förekomma.
Mottagare av personuppgifter: Ansvarig lärare, elever/barn och vårdnadshavare
Rättslig grund: Allmänt intresse, genomföra utvecklingssamtal och utvecklingsplan
Bevarande tid: 2 år efter avslutad utbildning för protokoll vid utvecklings-samtal och utvecklingsplan.
Internutredning och uppföljning av vidtagna åtgärder
Inom skolan finns det olika rättsliga krav på verksamheten kopplat till hantering av incidenter, kränkningsanmälningar och tillbudsrapporter. I praktiken kan det handla om att du som vårdnadshavare lämnar in ett klagomål om ditt barns skola till rektorn eller skolchef. Det är möjligt att lämna anonyma klagomål, men för att genomföra en fullständig utredning kan enheten behöva samla in och behandla en del personuppgifter som är relevanta för att utreda ditt klagomål.
Rektorer har ett arbetsmiljöansvar för de barn som finns i enheten, även om dessa inte omfattas av arbetsmiljölagen. Tillbud och olyckor som drabbar barn anmäls till huvudman för att denne systematiskt ska kunna följa upp inrapporterade tillbud och vidta åtgärder för att säkerställa att miljön är trygg för varje barn.
En rektor, förskollärare/lärare eller annan personal som får kännedom om att ett barn eller vuxen har blivit utsatt för kränkande behandling av ett annat barn eller vuxen i samband med verksamheten är även skyldig att anmäla detta till huvudman.
För att kunna upprätthålla dokumentation kring eventuella anmälningar eller incidenter som inträffar i samband med barnets deltagande i skolan gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:
- Dokumentera eventuella olyckor/tillbud i ärendehanteringssystem
- Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell olyckor/tillbud för barnens arbetsmiljö.
- Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell kränkande behandling i verksamheten.
- Åtgärdsplan för att säkerställa att kränkning upphör.
- Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till klagomål mot utbildningen.
- Handlingsplan för att åtgärda eventuella brister som upptäckts i verksamheten utifrån klagomål.
- Kommunikation av utredning och vidtagna åtgärder till dig som vårdnadshavare.
I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:
- Namn på barn
- Namn på vårdnadshavare
- Kontaktuppgifter till vårdnadshavare
- Klagomålet som lämnats in med tillhörande underlag som t ex bilder
- Upplysningar, handlingar och annat material som behövs för internutredning
Mottagare av personuppgifter: Internt delas informationen med de som arbetar med frågan t ex rektor, skolchef och aktuell personal på skolan eller inom Academedia, t ex skoljurister, samt våra leverantörer av systemen som arbetet sker i, t ex Google och Schoolsoft. Kränkningar anmäls i Topdesk och kommer från februari 2025 hanteras i Prorenata istället och delas med rektor och eventuellt skoljurist. Vid användning av Google överförs uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR. Kontakta skolan om du vill veta mer.
Rättslig grund: Rättslig skyldighet, hantera klagomål 4 kap. 8 §, 6 kap. 10 § Skollagen (2010:800)
Bevarande tid: Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen bevaras i 5 år efter att beslut förmedlas. Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § Skollagen (2010:800) bevaras också i 5 år. Dokumentation av tillbud/olycksfall och utredning bevaras i 5 år efter att olyckan/tillbud anmäls för att säkerställa att du som vårdnadshavare kan få ut relevant information för t.ex. försäkringsanmälan.
Möjliggöra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram i grundskolan
Alla barn och elever har rätt till ledning och stimulans för att kunna utvecklas så långt som möjligt. En del elever har också rätt till extra anpassningar eller särskilt stöd. Eleven måste inte ha en diagnos för att få extra anpassningar eller särskilt stöd, det kan också vara så att eleven inte alltid känner till vilka anpassningar som läraren gör. Det kan t ex vara att eleven får redovisa en uppgift muntligt istället för skriftligt. Är elevens behov större eller mer långvarig kan rektor behöva fatta beslut om åtgärder så att hen klarar kraven för betygen i årskursen. Alla grundskolor inom Academedia följer samma arbetsgång för arbetet med stödinsatser. För att kunna upprätthålla arbetsprocesserna med stödinsatser genomför vi följande personuppgiftsbehandlingar:
- En bedömning görs att en elev riskerar att inte uppfylla de betygskriterier eller de kriterier för bedömning av kunskaper som minst ska uppfyllas.
- Elevens behov av stöd tillgodoses genom extra anpassningar. Anpassningarna följs upp.
- I slutet av förskoleklass och i slutet av lågstadiet görs en uppföljning av det stöd som getts utifrån garantin. Resultatet av denna uppföljning överförs till den lärare som ska ansvara för eleven nästa årskurs.
- Rektor ser till att en utredning av elevens eventuella behov av särskilt stöd genomförs skyndsamt.
- Utredningen visar att eleven är/eller inte är i behov av särskilt stöd. Åtgärdsprogram utarbetas och beslutas om behov finns.
- Eleven ges stöd i enlighet med åtgärdsprogrammet. Åtgärdsprogrammet följs upp och utvärderas.
- Nytt åtgärdsprogram utarbetas och beslutas eller så tas beslut om att avsluta åtgärdsprogram.
I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:
- Elevens namn, efternamn, personnummer
- Behov av talsyntes
- Beslut om anpassad studiegång
- Beslut om enskild undervisning
- Beslut om placering i annan undervisningsgrupp
- Beslut om åtgärdsprogram
- Dokumentation av extra anpassningar
- Dokumentation för särskilt stöd
- Feedback pedagogisk progress
- Inlämnade uppgifter och provsvar
- Utvecklingsplan
- Utvärderingar
Mottagare av personuppgifter: Elevhälsopersonal, rektor, undervisande personal som stöttar i eleven kopplat till frågorna, Google och Prorenata. Vid användning av Google överförs uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 3 kap. 4, 4b, 5-12 §§ Skollagen (2010:800). Personuppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR allmänt intresse uppfylla de krav som finns på verksamheten i skollagen.
Bevarande tid: Du kan läsa mer om hur länge vi behöver förvara de olika formerna av underlag kopplat till särskilt stöd i vår arkiveringsplan.
Erbjuda elevhälsans medicinska insats (EMI) – skolsköterska och skolläkare
I skollagen finns en rättslig förpliktelse att tillhandahålla elevhälsa. Vårdnadshavare och elever i våra skolor kan därför komma i kontakt med elevhälsans medicinska insats där skolan är vårdgivare; exempelvis skolsköterska eller skolläkare. Om det sker hanterar elevhälsans medicinska insats information i form av känsliga personuppgifter om eleven för att övervaka hens hälsa och stödja en bra hälsoutveckling i skolan och då sker det baserat på krav i skollagen.
Elevhälsans medicinska arbete utgår från ett Basprogram. Informationen tas fram av personalen inom den medicinska insatsen, till exempel skolsköterska eller skolläkare eller kommer från en annan vårdgivare, till exempel en annan skolas medicinska insats. Det finns vissa behandlingar som omfattar alla elever vilket är följande:
Hälsobesök
I grundskolan erbjuds eleverna tre hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller och hälsosamtal. I årskurs 2 och 6 erbjuds eleverna en tillväxtkontroll. I våra skolor erbjuds följande:
- Förskoleklass Hälsobesök med ett hälsosamtal samt undersökning av längd, vikt, syn och hörsel, tillsammans med vårdnadshavare
- Årskurs 2 Tillväxtkontroll längd och vikt
- Årskurs 4 Hälsobesök med ett hälsosamtal samt undersökning av längd, vikt och rygg, tillsammans med vårdnadshavare
- Årskurs 6 Tillväxtkontroll längd, vikt och rygg
- Årskurs 8 Hälsobesök med ett hälsosamtal samt undersökning av längd, vikt och rygg
Vaccinationer
Erbjuds enligt nationella vaccinationsprogrammet. På vår skola erbjuds följande:
- Årskurs 1 Vaccination mot mässling, påssjuka och röda hund
- Årskurs 2 Vaccination mot mässling, påssjuka och röda hund
- Årskurs 5 Vaccination mot humant papillomvirus (HPV)
- Årskurs 8 Vaccination mot difteri, stelkramp och kikhosta.
I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:
- Elevens namn, efternamn, personnummer
- Kontaktuppgifter som telefonnummer och adress
- Elevhälsans mediciniska insats (EMI) anteckning om anamnes,
- status,
- åtgärd och resultat,
- EMI tidsbokning,
- EMI vaccination,
- EMI vaccinationsordination,
- EMI vaccination överföring till Nationella vaccinationsregistret,
- EMI skolläkaranteckning,
- EMI remisser,
- EMI hälsouppföljning,
- EMI hälsodeklaration,
- EMI checklista,
- EMI diagnos,
- EMI hörselkontroll,
- EMI mätvärden,
- EMI synkontroll,
- EMI tillväxtkontroll,
- EMI varningar,
- EMI ärftlighet/risk,
- EMI begäran om remissvar,
- EMI inscannad Barnhälsovård,
- EMI medgivande journalrekvisition,
- EMI medgivande vaccination samtycke
- Inskannad psykomotorisk utveckling
- Inskannat psykologutlåtande
- Vårdgivarens avvikelserapport.
Mottagare av personuppgifter: Beroende på vilken information det är kan den hanteras av skolsköterska, ledningsansvarig skolsköterska, skolläkare, skolöverläkare, skolpsykolog, systemadministratör för Prorenata och medicinsk verksamhetschef. Uppgifterna överförs inte till tredjeland.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, bedriva elevhälsa 2 kap. 25-28 §§ Skollagen (2010:800). Informationen om eleven hanteras med den tystnadsplikt som gäller enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) och patientdatalagen (2008:355) samt enligt den allmänna dataskyddsförordningens konfidentialitetskrav. Tystnadsplikten kan hävas med stöd av samtycke. Uppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR arbete med elevhälsa i enlighet med skollagen.
Bevarande tid: Personuppgifterna bevaras och gallras inte då elevhälsan är slutinstans för behandling av uppgifterna.
Genomföra skolpsykologens tester
Som elev i en av våra skolor kan man komma i kontakt särskilt med skolpsykologen för att eventuellt göra psykologiska tester. Skolpsykologen hjälper skolan att ta fram en utbildning som passar den enskilda eleven och skolpsykologens tester finns till för att eleven ska få rätt anpassningar och förutsättningar under skolgången.
Inom den här behandlingen behandlas följande kategorier av personuppgifter:
- De typer av information skolan kan ha är pseudonym för namn,
- födelsedatum,
- kod för skolenhet,
- kön,
- planerat testtillfälle,
- WISC-V (ett test) elevens svar,
- WISC-V elevens röst,
- WISC-V psykologens inmatade bedömning av elevsvar,
- NEPPSY elevens röst,
- NEPPSY psykologens inmatade bedömning av elevsvar,
- D-KEF elevens svar,
- D-KEF psykologens inmatade bedömning av elevsvar,
- WAIS elevens svar,
- WAIS psykologens inmatade bedömning av elevsvar,
- WISC-V resultatsammanställning/statistisk analys,
- WiPPSY resultatsammanställning/statistisk analys
Mottagare av personuppgifter: Skolpsykolog, annan skolperson kan ta del av begränade uppgifter med samtycke från eleven. Informationen om eleven hanteras i arkivskåp och IT-systemet Prorenata som är vårt biträde. Inga uppgifter överförs till tredjeland.
Rättslig grund: Allmänt intresse, elevhälsa, 2 kap. 25 § Skollagen (2010:800). Uppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR arbete med elevhälsa i enlighet med skollagen.
Bevarande tid: Vissa personuppgifterna bevaras och gallras inte då elevhälsan är slutdestination för många uppgifter medan andra uppgifter arkiveras och gallras utifrån arkiveringsplan.
Erbjuda elevhälsan och övrigt
Som elev i en av våra skolor kan man även komma i kontakt med elevhälsans andra delar, även kallat elevstödjande insatser, till exempel skolpsykolog och kurator eller stöd vid egenvård. I så fall hanterar elevhälsan information om eleven för att stödja hens utveckling mot utbildningens mål och skapa miljöer som främjar elevernas lärande, utveckling och hälsa. Elevhälsan arbetar även med frågor om elevernas arbetsmiljö och skolans värdegrund.
Informationen som behandlas kommer från eleven eller elevens vårdnadshavare. Den kan också tas fram av personalen på skolan, eller komma från en utomstående källa, till exempel en tidigare skola.
De personuppgifter som behandlas här är följande kategorier:
- Anmälan till rektor om omfattande frånvaro,
- Anmälan till rektor om särskilt stöd,
- Beslut om anpassad studiegång,
- Beslut om enskild undervisning,
- Beslut om placering i annan undervisningsgrupp,
- Beslut om åtgärdsprogram,
- Dokumentation av extra anpassningar,
- Dokumentation för särskilt stöd,
- Dokumentation för tilläggsbelopp,
- Dokumentation vägledningssamtal,
- EHT-anteckning, elevhälsans
- Utredningar,
- Elevhälsoteamets anteckningar,
- Kuratorsakt,
- Konsultremiss,
- Kuratorsakt,
- Kuratorsanteckningar,
- Närvaro,
- Psykologisk anamnes,
- Psykologiska journalanteckningar,
- Psykosocial status,
- Specialkost (kan visa på religion i kombination med andra uppgifter)
- Specialpedagogiska behov
- Egenvårdsplan och eventuell medicinsk anamnes relaterat till det
Mottagare av personuppgifterna: Rektor, elevhälsoteam, annan skolpersonal vid behov och då i begränsad omfattning,v årdnadshavare om det bedöms aktuellt och då begränsade uppgifter samt leverantör av system.
Arbete med anpassningar av undervisning, enskild undervisning, åtgärdsprogram, frånvaro och liknande kan hanteras i Schoolsoft och Google och då delas uppgifterna med dem.
Specialkost delas med skolkök och hanteras genom Mina Sidor där OneFlow är leverantör och i Google.
För egenvård, kuratorsanteckningar och andra uppgifter relaterat till hälsa behandlas de i Prorenata, ingen tredjelandsöverföring sker.
Om arbete sker i Google då överförs uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.
Rättslig grund: Allmänt intresse, tillhandahålla elevhälsa och elevstödjande insatser 2 kap. 25, 27, 28 § Skollagen (2010:800)
Bevarande tid: Beroende på typ av handling gallras informationen vid olika tidpunkter, mer specifik information finns i Academedias Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebbArkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb
Administrera fakturering av fritidsavgift
När en elev deltar i fritidshem behöver vi beräkna din avgift baserat på hushållets inkomst för att se om den når så kallad maxtaxa. Behandlingen innebär även att personuppgifter hämtas från vårt källsystem Schoolsoft och skickas till leverantören som utför faktureringen genom att skicka fakturan till dig som mottagare. Vi jämför sedan inkomna betalningar mot de fakturor som skickas ut. Vid utebliven betalning skickas information till inkassobolag. behandlas flera kategorier av personuppgifter.
- Hushållets inkomst för att beräkna avgiften.
- Namn och personnummer för elev och vårdnadshavare
- Adress
- Ditt barns avdelning
- Antal barn i hushållet där eleven är ett av barnen
- Syskonordning
- Avgiften
Mottagare av personuppgifter: Personuppgifterna behandlas i källsystemet Schoolsoft. Personuppgifterna behandlas av ekonomer inom Academedia. Adela är ett biträde till oss som genomför fakturering fysiskt eller digitalt. Om fakturan inte betalas går den till inkassobolag.
Rättslig grund: Allmänt intresse, erbjuda fritidshem samt rättslig förpliktelse för bevarande av underlag för avgift för fritidshem 7 kap. 1 § Bokföringslagen (1999:1078).
Bevarande tid: Identitetsuppgifter och avgiften förvaras i 7 år efter att fakturan är skickad. Alla andra personuppgifter bevaras under tiden du som elev/barn är inskriven hos Academedia.
Hantera särskilt stöd och ansökan om tilläggsbelopp
Både i skollagen och i läroplanen beskrivs det tydligt att skolan ska särskilt uppmärksamma elever i behov av särskilt stöd och att vi ska ge det stöd som deras speciella behov kräver. Ibland är behoven utöver det som skolan kan erbjuda inom ramen för verksamheten och kan behöva söka tilläggsbelopp för att möta enskilda elevers behov. Vi kan därför behöva behandla uppgifter om eleven för att hantera och bemöta rättsliga krav kopplat till tilläggsbeloppsansökan samt för att tillhandahålla särskilt stöd. I samband med det behandlas följande personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Skola och klass
- Pedagogisk kartläggning
- Handlingsplan
- Ansökan om tilläggsbelopp
- Uppgifter om hälsa kopplat till behovet om särskilt stöd
Mottagare av personuppgifter: Rektor, hemkommun
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, tillhandahålla särskilt stöd i skolan 3 kap. 5–9 § Skollagen (2010:800)
Bevarande tid: Dokumentation för särskilt stöd gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan, dokumentation avseende tilläggsbelopp gallras efter 10 år.
Marknadsföring och informationsutskick
Som vårdnadshavare till elev på en av våra skolor kan du godkänna eller “ge samtycke till” att skolan kan fotografera, filma eller spela in ljud med ditt barn, som skolan sedan kan använda i marknadsföring och informationsutskick.
Om du lämnat ditt samtycke till att ditt barn får vara med på bilder, filmer och ljud som vi publicerar på våra sociala medier, t ex Instagram och Facebook så behandlas ditt barns personuppgifter även där. När du skrev under samtyckesblanketten fick du information om förutsättningarna för publiceringen och vad samtycket gäller, samma information finns samlad här.
När vi använder material innehållande personuppgifter inom våra verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsförordningen (GDPR). För att få fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om elever och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte, behövs samtycke från elev/vårdnadshavare. Elev kan samtycka utan vårdnadshavares underskrift om hen är över 16 år. I annat fall krävs båda vårdnadshavares underskrifter. Om endast en vårdnadshavare lämnar sitt samtycke räknas det som att samtycke saknas för barnet.
Intern information och marknadsföring
Skolan är både en del av Innovitaskolan och AcadeMedia-koncernen. Ibland skapas och används material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljö- eller sammanhang med medverkande elever i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildningar eller nätverk för rektorer eller lärare. För att få lov att skapa och publicera material internt där eleven medverkar, behöver vi ditt samtycke. Materialet kommer som längst publiceras i tre år. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle.
Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in eleven i skolmiljö eller undervisningssammanhang och därefter publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid öppet hus eller annonskampanjer) behöver vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kommer som längst att vara publicerade i tre år.
Återkalla samtycke
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att maila skolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.
Vid publiceringen behandlas följande personuppgifter av barnet:
- Bild, film- och/eller ljud
- Eventuellt namn
- Skola
Mottagare av personuppgifter: Allmänhet och följare av våra sociala medier
Rättslig grund: Samtycke, det kan återkallas genom att kontakta skolan
Bevarande tid: När tre år har passerat, eller om samtycket tas tillbaks, kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas kontakta skolan.
Rapportera statistik till SCB
Information om eleverna på våra skolor behandlas för att skolan måste redovisa information som ska ingå i statistik för nationell utvärdering. Informationen delas med Statistiska Centralbyrån på uppdrag av Skolverket.
I samband med rapporteringen behandlas följande personuppgifter:
- Elevens personnummer
- Skolenhetskod
- Namn på skola
- Om eleven får sin utbildning i grundskola men är mottagen i skolformen grundsärskola
- Årskurs och klass
- Om eleven är inskriven i fritidshem under dagtid,
- Fritidshemmets skolenhetskod,
- Fritidshemmets namn,
- Namn på avdelning vid fritidshemmet,
- Om eleven följer kursplanen för svenska som andraspråk,
- Det språk eleven läser enligt kursplan i moderna språk,
- Ett språk om eleven följer annan kursplan än i moderna språk,
- Om eleven har beslut om åtgärdsprogram,
- Om eleven får särskilt stöd i form av särskild undervisningsgrupp,
- Om eleven får särskilt stöd i form av enskild undervisning,
- Om eleven får särskilt stöd i form av anpassad studiegång,
- Om eleven får studiehandledning på sitt modersmål
Mottagare av personuppgifter: Medarbetare internt som sammanställer informationen, SCB och Skolverket
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, Uppgiftsskyldighet gäller enligt 26 kap. 25 § skollagen (2010:800).
Av 1 § förordningen (1992:1083) om viss uppgiftsskyldighet för huvudmännen inom skolväsendet m.m. följer att Skolverket får meddela föreskrifter om vilka uppgifter som ska lämnas. Insamlingen regleras av Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2011:142) om uppgiftsinsamling från huvudmännen inom skolväsendet m.m. Statistiken regleras även av lagen (2001:99) och förordningen (2001:100) om den officiella statistiken.
Bevarande tid: Personuppgifterna som lämnas ut bevaras och gallras i enlighet med vad som beskrivits under andra behandlingar, t ex undervisning. Generellt bevaras uppgifterna under tiden barnet är inskriven i verksamheten.
Hantera Praoplats
När elever i grundskolan genomför praktisk arbetslivsorientering, så kallad prao, vilket innebär att en elev är ute på en arbetsplats för att få kunskap om arbetslivet och kommande studie- och yrkesval behandlar vi följande personuppgifter:
- Namn
- Adress
- Epost
- Telefonnummer
- Kontaktuppgifter till ansvarig på prao-platsen
- Eventuellt bankuppgifter till vårdnadshavare om utlägg görs för lunch
Mottagare av personuppgifter: Ekonomipersonal inom Academedia om det gäller utlägg, ansvarig lärare, leverantör av tjänst som det hanteras i som Google, när Google används sker överföring till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.
Rättslig grund: Allmänt intresse, möjliggöra 10 kapitlet 8 a § och 12 kapitlet 8 a § skollagen samt 10 kapitlet 7 och 10 §§ skolförordningen.
Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven i skolan och gallras därefter om de inte behövs för andra ändamål, t ex bevaras ekonomiska underlag för bokföringssyften i 7 år.
Hantera ledighetsansökan för elev
Under vissa förutsättningar kan vårdnadshavare ansökan om ledighet för elev under pågående termin utanför loven. I samband med detta behandlas följande personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Klass
- Namn och telefonnummer/epost vårdnadshavare
- Anledning till ledighet
Mottagare av personuppifter: Personal som mottar ansökan, ansvarig lärare om ledighet kortare än 10 dagar och uppgiften är delegerad, rektor, leverantör av system som det hanteras i.
Rättslig grund: Allmänt intresse, ansökan om ledighet 7 kap. 18 § Skollagen.
Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven i skolan och gallras därefter.
Anmälan om förlängt barnbidrag
Om en elev går kvar i grundskolan eller anpassad skola efter att denne fyllt 16 år förlängs barnbidraget istället för att studiebidrag betalas ut. Det är skolan som anmäler om ett barn har rätt till förlängt barnbidrag. I samband med det behandlar vi följande personuppgifter.
- Namn
- Personnummer
- Ålder
- Skola
Mottagare av personuppgifter: Försäkringskassan
Rättslig grund: Allmänt intresse, 15 kap. 5 § Socialförsäkringsbalk (2010:110), Förpliktelse enligt Försäkringskassan https://www.forsakringskassan.se/privatperson/foralder/barnbidrag-och-flerbarnstillagg
Bevarande tid: Personuppgifter om elever bevaras under tiden elev är inskriven i skolan
Anmälningar till kommun
Vi har krav på oss i lag att genomföra olika anmälningar till hemkommunen, t ex skolpliktsanmälningar, närvaroanmälningar eller om elev slutar i vår verksamhet. Detta ifall vårdnadshavare inte fullgör sin förpliktelse som denne har för eleven som har skolplikt. Mer information finns hos Skolverket Skolplikt och rätt till utbildning – Skolverket.Kopplat till detta behandlas följande personuppgifter:
- Namn på elev och vårdnadshavare
- Personnummer
- Adress
- Innehåll i orosanmälan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
- Uppgifter om hälsa eller religion kan förekomma i orosanmälan
Mottagare av personuppgifter: Hemkommun
Rättslig grund: Allmänt intresse, genomför anmälningar till hemkommun i enlighet med lag 7 kap. 0-22 § Skollagen
Bevarande tid: Information om elev bevaras under tiden elev är inskriven i skolan och gallras därefter.
Kommunikation med socialtjänst
Under vissa förutsättningar kommunicerar vi med socialtjänsten eller lämnar ut uppgifter till dem, t ex om vi gör en orosanmälan vilket det finns krav på i lag när vissa omständigheter föreligger. Kontakten sker via rekommenderat brev alternativt e-tjänster som kommunerna tillhandahåller. Uppgifterna som lämnas kommer från personal på skolan, eleven själv eller andra elever. Om detta sker behandlas följande personuppgifter:
- Namn på elev och vårdnadshavare
- Personnummer
- Adress
- Innehåll i orosanmälan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
- Uppgifter om hälsa eller religion kan förekomma i orosanmälan
Mottagare av uppgifter: Rektor, socialtjänst i hemkommun
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 14 kap. 1 § Socialtjänstlagen, uppgifter om hälsa behandlas med stöd av art. 9 b) GDPR.
Bevarande tid: Underlag som skickas in ska inte sparas men det noteras att anmälan gjorts.